Helpdesk
Die Supportumgebung für moderne Unternehmen:
Flexibles Kundenservice-Management mit dem weclapp ERP.
Der Helpdesk bietet voll integrierten Kundensupport mit konditioneller Eingabe und Zusatzfeldern.
Supportprozesse neu gedacht: Schnell, digital, nachvollziehbar
Mit dem advance Helpdesk integrieren Sie ein leistungsstarkes Ticket-System direkt in Ihr Kundenportal. Ob Rückfragen zu Angeboten, Reklamationen oder Servicefällen: Anfragen werden zentral und weclapp-kompatibel erfasst, gesteuert und dokumentiert.
📌 Tickets direkt aus Kontexten heraus starten
Ihre Kunden eröffnen Anfragen direkt aus Angeboten, Bestellungen oder Rechnungen. Das ist intuitiv und vermeidet doppelte Eingaben oder langes Suchen auf Ihrer Seite.
💬 Kommunikation transparent und dokumentiert
Alle Vorgänge und Nachrichten werden zentral im Ticket erfasst. Das ist nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Modulare Ticketeingaben und Logiken
Ticketformulare passen sich flexibel an beliebige Bedingungen an. Mit den umfassenden Formular-Einstellungen führen Sie Kunden gezielt durch unterschiedliche Support-Wege.
Übersicht statt
E-Mail Ping-Pong
Kunden und Teammitglieder mit entsprechender Berechtigung sehen den Ticketverlauf übersichtlich im Portal inklusive Status, Fristen und den zugehörigen Dokumenten.
🔁 Automatisiert, integriert & individuell konfigurierbar
Ob Eskalationspfade, automatische Zuweisung, Eingabehilfen oder Antwortvorlagen: Das Helpdesk-Modul passt sich an Ihre Abläufe an.
🖼️ Multi-Media Anhänge und Einsichten
Bilder und Video können per Drag and Drop oder direkt aus der Zwischenablage in Helpdesk-Tickets eingefügt werden und aus den Ticketansichten angezeigt werden.
Helpdesk - Unsere Highlights.
Helpdesk
Volle Feldkonfiguration inklusive Zusatzfelder
Definieren Sie die benötigte Tabellenansicht, Detailansichten, Filter, Eingabehilfen sowie die Aufgabe-Logik in Bezug auf Feldabhängigkeiten.
volle Kontrolle
Ticket-Erstellung aus weclapp-Dokumenten
Direkt aus Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen ein Ticket erstellen, inklusive automatischer Verknüpfung und Upload von Bilder- / Videodateien. So lassen sich Tickets mit Dokumenten, Produkten oder Verträgen verknüpfen
Kunden- & Mitarbeitersicht auf Vorgänge
Individuelle Dashboards für Kunden und interne Teams, mit allen offenen und abgeschlossenen Vorgängen.
klare Einsicht
Rollen & Rechtemanagement
Definieren Sie, wer welche Tickets sehen und bearbeiten darf, bis hin zur Mitarbeiter-Ebene.
Integrierbar in Microsoft Teams & E-Mail
Auf Wunsch direkte Schnittstelle zur Kommunikation per Mail, Microsoft Teams oder per Webhook an weitere Anbieter.
einfacher Zugang
Kontextbezogene, effektive Kundenkommunikation ist die Zukunft.
Der Kunde
Coboc, ein Heidelberger E-Bike-Hersteller, steht vor einer klassischen Herausforderung des B2B-Handels: Über 150 Fachhandelskontakte müssen versorgt werden, dazu kommen vielfältige Produkte und zeitkritische Serviceanfragen. Das Unternehmen setzte daher auf weclapp ERP Trade und das Helpdesk Modul, um Vertrieb, Service und interne Operationen aus einer Plattform heraus zu steuern.
Die Herausforderung
Das Serviceteam benötigte vor der Abarbeitung von Tickets regelmäßig Nachfragen zu den Servicefall-Details. Parallel verloren Kunden schnell den Überblick über ihre laufenden Anfragen und die zuständigen Ansprechpartner pro Fall.
Die Implementierung
Das Helpdesk-Portal wurde mit einer dedizierten Tickettabellenansicht ausgestattet: Konfigurierbare Detaildarstellung, Zusatzfelder und Mediengalerie ermöglichen die Abarbeitung komplexer Servicefälle mit dem weclapp Helpdesk von Coboc. System-E-Mails aus weclapp leiten Kunden nahtlos zu ihren Tickets im Portal weiter und erzeugen durchgängige Transparenz. Ein granulares Rollensystem beschränkt Mitarbeitende der Händlerpartner auf ihre eigenen Tickets und Unternehmensdaten. Der Ticketerstellungsprozess nutzt dynamische Zusatzfelder, bedingte Logiken und multimediale Anhänge wie Fotos, Videos und Dokumente als festen Bestandteil der Ticketaufgabe.
Das Resultat
71 Prozent aller Service-Tickets werden über das B2B-Portal erstellt, was eine massive Reduktion manueller Ticketerfassung und eine hohe Akzeptanz der gebotenen Lösung durch die Händlerschaft zeigt. Die durchschnittliche Antwortzeit sank von 253 Stunden auf 39 Stunden: eine Verbesserung um 85 Prozent. Parallel verdoppelte sich das Händlernetz, ohne dass das Service-Team wuchs. Diese Kapazitätsfreisetzung ermöglichte es dem Team, sich strategischen und internen Projektaufgaben zu widmen und führte zu einer qualitative Verschiebung von reaktiv zu proaktiv. Die Handelspartner-Zufriedenheit stieg signifikant: Aus qualitativen Interviews emergierten konsistent positive Bewertungen wie „Ihr seid mein Werkstatt-Liebling“ – ein klarer Indikator für gelungene Service-Transformation. Das Ergebnis: Eine weitere Verdopplung von Netzwerk und Serviceaufwand sind bei bestehender Teamgröße realistisch abbildbar.
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Helpdesk - häufig gestellte Fragen:
Was ist der advance Helpdesk?
Der advance Helpdesk integriert Supportprozesse in Ihr Kundenportal und weclapp ERP. Kunden erstellen Tickets, verfolgen deren Bearbeitungsstände und kommunizieren über das Ticketsystem mit Ihrem Team. Ticketformulare, multimediale Dateianhänge und weclapp Zusatzfelder erfassen strukturierte Anfragen und dokumentieren alle Supportvorgänge vollständig.
Welche Arten von Anfragen kann ich über den advance Helpdesk stellen?
Sie nutzen den Helpdesk für technische Fragen, Rückfragen zu Aufträgen und Rechnungen sowie allgemeine Serviceanliegen. Das System erfasst Ihre Anfragen über Kategorien und Formulare und leitet Tickets (inklusive multimedialer Anhänge) direkt ans passende Team im weclapp-Kontext. So bleiben alle Anfragen nachvollziehbar und erreichen schnell das richtige Team.
Was mache ich, wenn mein Kunde ein Ticket nicht finden kann?
Ihre Kunden finden Ihre Tickets jederzeit im Helpdesk. Filterbar nach Status, Kategorie, Zeitraum oder über die Volltextsuche. Ist ein Ticket nicht sichtbar, prüfen Sie Ihre Ansicht oder Berechtigung im weclapp-Benutzerkontext.
Wie kann ich meine Kontaktdaten im Helpdesk aktualisieren?
Wir übernehmen Kontaktdaten direkt aus weclapp und zeigen sie im Kundenportal an. Sie ändern Kontaktdaten zentral in weclapp und das System synchronisiert diese automatisch in den Helpdesk. Ihre Kunden können die eigenen Stammdaten direkt im Portal anpassen bzw. eine Änderung erfragen So sind alle Supportanfragen stets mit aktuellen Stammdaten verknüpft.
Wie werde ich über Updates zu meinem Ticket informiert?
Nutzer werden über Statusänderungen und Updates zu Ihrem Ticket automatisch informiert. Benachrichtigungen erfolgen je nach Konfiguration direkt aus weclapp oder über angebundene Kanäle wie E-Mail oder Microsoft Teams.
Sind meine Daten im Helpdesk sicher?
Der Helpdesk nutzt nur Daten aus weclapp. Wir synchronisieren und zwischenspeichern diese für schnelle Ladezeiten. Alle Informationen bleiben geschützt und sind nur für die, nach dem Rollensystem, berechtigten Nutzer sichtbar.
Können bestimmte Support-Mitarbeiter pro Kategorie ausgewählt werden?
Tickets werden im Helpdesk strukturiert über Kategorien, Prioritäten und Zuständigkeiten verteilt und anschließend intern den passenden Ansprechpartnern zugewiesen. Über konfigurierbare Formularfelder aus weclapp ERP Standard- und Zusatzfeldern können Anfragen so vorbereitet werden, dass sie direkt im richtigen Team, Kontext oder Bearbeitungsprozess landen.
Weitere advance Module im Detail:
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